Razones por las que digitalizar documentos en una empresa
Digitalizar documentos en una empresa es una manera de tener todos los archivos de manera segura y aprovecharte de sus beneficios. La digitalización de documentos ha dado como resultado una mayor productividad, ahorro de tiempo y dinero. Este método para guardar archivos nos permite protegerlos a la vez que compartirlos a todo el equipo de trabajo, evitándonos la impresión en papel, archivación, etc.
¿Por qué digitalizar documentos en una empresa?
Desde hace unos años la tecnología y digitalización ha hecho que se introduzcan nuevos hábitos en el trabajo. Actualmente, se imprimen cada vez menos documentos y son más las empresas que se adaptan a la digitalización de archivos.
La digitalización trata de convertir todos los archivos físicos en documentos digitales como PDF, JPG u otros. Esto permite organizar mejor la empresa y evitar tener que utilizar archivadores o espacios de almacenaje. Ahora bien, conozcamos cuáles son los beneficios de digitalizar documentos en una empresa:
Administración efectiva
Al realizar una administración efectiva de los documentos en la vía digital se consigue un acceso más rápido de los documentos y reducir el tiempo de búsqueda de los trabajadores en los archivos físicos. Además, puedes administrar el acceso desde cualquier dispositivo y lugar, siendo muy importante para empresas que realizan comidas de empresas, reuniones fuera de la oficina…
En Vivacopier ayudamos a optimizar los espacios de almacenamiento de una empresa con nuestro software especializado en la gestión de documentos. Adaptándonos a las necesidades de la empresa para apostar por una administración efectiva de los archivos y mejorar los procesos de la oficina.
Prevenir problemas seguridad
Aumenta la seguridad de los documentos digitalizados, ya que al almacenarse de forma digital permite guardarlo con claves, restringir la entrada de trabajadores, recuperar un contenido borrado equivocadamente… También se pueden evitar catástrofes en la pérdida de documentos de la empresa tras una inundación o por un incendio, evitan acarrear daños a terceros que afecten a nuestros clientes.
Aumento de la productividad
El beneficio más importante de digitalizar documentos en una empresa es mejorar la productividad de los trabajadores. Una vez que se consigue introducir todos los archivos vía online, es muy sencillo y rápido encontrar lo que necesitas en segundos. Esto hará que no se pierda tiempo hojeando archivos y permite que nos centremos en lo que es prioritario.
Además, si invertimos en soluciones digitales para la empresa, promovemos la disminución de la carga de trabajo y errores del equipo, ayudando a que el ahorro se vea reflejado directamente en los costes de nuestra empresa.
Preservación del documento
Los documentos en papel se deterioran con el paso del tiempo y el uso entre los diferentes trabajadores. Al digitalizar documentos en una empresa garantizamos que la información no se pierda y esté disponible para cualquier consulta de cara a un futuro, además de poder consultarla cuantas veces sea necesario.
Disminución de los costes
Todos tenemos claro que al utilizar la vía digital para guardar documentos, se disminuye los costes en el uso de papel y maquinaria para la impresión. Aunque el papel ha sido el medio principal durante muchos años para compartir y almacenar documentos.
Es habitual que en una empresa se acumulen grandes cantidades de copias impresas. Si pasamos al proceso de transformación digital de los documentos, el archivo podrá ser compartido, ordenador y gestionado de tal manera que no aporte un coste adicional.
Por último, y no menos importante, al digitalizar documentos en una empresa se contribuye con un planeta más sostenible. En Vivacopier nos encargamos de la digitalización de documentos existentes en papel de oficinas y negocios. Os ayudamos a gestionar la documentación y cambiar el proceso de los empleados, contacta con nosotros para más dudas.