EXPERTOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
En Viva Copier somos expertos en Gestión Documental. Ofrecemos a nuestros clientes servicios relacionados con la gestión de los documentos físicos o electrónicos para poder aumentar su productividad y disminuir costes.
Los costes asociados al manejo de documentos son uno de los grandes desconocidos y que rara vez se suelen tener en cuenta, a pesar de que no son insignificantes
PARA QUE SE HAGAN UNA IDEA
- Más del 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras;
- La media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces;
- Cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo
- Los trabajadores de una oficina con papel pasan la mitad de su jornada gestionando la documentación y bregando con la entrada registro de los datos
PROBLEMAS CON LOS DOCUMENTOS
- Por la cantidad de papel, se pierde mucho tiempo en mantener el archivo en orden.
- A menudo se están fotocopiando documentos al mismo tiempo por varias personas de diferentes departamentos, tanto por responsables como por otros usuarios. Esto provoca que muchas veces no se sepa cuál es el documento original.
- Hay veces que los usuarios cogen un documento original, no siempre lo devuelven al archivo.
- En otras ocasiones, los documentos se pierden o extravían con el correo interno.
- Otras veces los documentos se archivan de forma incorrecta.
- Aunque el archivo en papel esté bastante ordenado, por la cantidad de documentos, los usuarios no encuentran fácilmente lo que buscan, lo cual supone una gran pérdida de tiempo.
- Algunos responsables que están de viaje durante la mayoría de su tiempo, no pueden acceder al archivo en papel.
- El hecho de no poder acceder a todos los documentos en el momento necesario puede provocar otros problemas:
- Perdidas de descuentos en las facturas por pagar.
- Problemas con proveedores y/o clientes cuando nos reclaman un documento.
- La calidad de la atención al cliente podría ser mucho mejor.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
El tiempo invertido por los trabajadores en clasificar documentos, organizar el archivo y buscar y encontrar determinados expedientes es muy amplio, debido a que no hay unos parámetros comunes establecidos.
Viva Copier pone a disposición de los clientes personas expertas en gestión documental en diversos sectores para ordenar, clasificar y cifrar las carpetas de documentos de manera profesional
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Unsistema de gestión documental, en la definición más simple y más auténtica del término, es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados.
Este tipo de programas permite a las empresas controlar la creación, almacenamiento, gestión, revisión, distribución y control de los documentos, incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así como el control del flujo de los documentos. Todo de la manera más segura.